Invoeren cijfers

Handmatig invoeren

Door te klikken op het vakje met het cijfer, kan het cijfer handmatig worden aangepast. Wanneer een eindcijfer wordt ingevuld dat niet voldoet aan de basiseigenschappen van cijfers geeft Canvas ter waarschuwing een uitroepteken. Wanneer je met de muis op het waarschuwingsteken staat zonder te klikken, wordt aanvullende informatie getoond: “Vul een toegestane waarde in”.

Wanneer een cijfer handmatig is aangepast, geeft Canvas dit expliciet aan door vóór het cijfer de aanduiding EDITED te zetten.

Bij een vak met meerdere werkgroepen is het mogelijk om te filteren op één of meer werkgroepen:

Importeren uit Excel

De mogelijkheid bestaat ook om eindcijfers te importeren uit een spreadsheet-bestand (bijvoorbeeld Excel). Je klikt daarvoor op de knop Importeer uit bestand en selecteert vervolgens de optie Eindcijfers

Vervolgens zoek je het bestand op je computer en klikt op open. Er verschijnt nu een nieuw scherm waar de instellingen voor het inlezen van de cijfers kunnen worden opgegeven. Het is belangrijk hier goed aan te geven welke kolommen van de spreadsheet corresponderen met de gegevens die nodig zijn om de cijfers te kunnen verwerken: het studentnummer en het eindcijfer. Indien van toepassing moet in de dropdown Lijst worden aangegeven of de geïmporteerde cijfers zijn voor het gewone eindcijfer of voor het herkansingseindcijfer.

Let op! Het is belangrijk dat de bovenste rij van de spreadsheet kopjes bevat. Als de lijst geen kopjes bevat, wordt de bovenste student in de lijst als kopjes gezien en wordt het resultaat van die student dus niet ingevoerd!

Als de juiste kolommen zijn gekozen, laat het voorbeeld eronder de gegevens (studentnummer, naam en cijfer) zien van de studenten in de lijst. Op deze manier kan worden gecontroleerd of de import van cijfers goed gaat. Eventuele problemen met de spreadsheet worden zichtbaar gemaakt via foutmeldingen. Voor cijfers waarbij geen problemen zijn gevonden verschijnt een vinkje voor het studentnummer: cijfers met een vinkje worden geïmporteerd. Wanneer er studenten in de lijst staan die niet ingeschreven staan voor het vak wordt er een check box weergegeven met de melding “Voeg studenten toe die nog niet in de cijferlijst voorkomen.” Alleen wanneer deze is aangevinkt, worden deze studenten ook geïmporteerd. Studenten die al een voldoende hebben behaald voor het vak worden ook niet standaard geïmporteerd. Om deze toch te importeren dient de check box “Cijfers importeren voor studenten die al een voldoende hebben behaald voor dit vak.” aangevinkt te worden. De cijfers voor deze studenten worden dan geregistreerd als aparte tentamenpoging.

Als de lijst is gecontroleerd en in orde is, kan het importeren van de cijfers worden voltooid door op de knop Inleveren te klikken.

Cijferberekening

Indien voor het vak een cijferberekening is gedefinieerd in Canvas, dan kunnen de resultaat daarvan direct gebruikt worden. Met de knop ‘Cijfers opnieuw berekenen’ worden de meest recente resultaten van de cijferberekening klaargezet. Daarna kunnen eventueel nog met de hand cijfers worden aangepast zoals hierboven benoemd.

NAP voor studenten die niet hebben meegedaan

Als studenten wel voor het vak stonden ingeschreven, maar niet hebben meegedaan aan de toetsing voor het vak, geldt volgens de regels die de UvA hanteert dat ze de beoordeling NAP krijgen. Omdat in veel gevallen deze studenten zullen ontbreken in de cijferlijsten die zijn gemaakt (hetzij handmatig ingevoerd, hetzij via een spreadsheet import, hetzij via de cijferberekeningstool) bestaat de mogelijkheid om deze studenten allemaal in één keer de NAP-beoordeling te geven via de knop NAP invullen en vervolgens de keuze “NAP invullen voor eindcijfer”. Controleer voordat je deze optie gebruikt wel goed of voor de studenten bij wie nog geen cijfer staat inderdaad geldt dat ze niet hebben meegedaan aan de toetsing en er geen andere oorzaak is (zoals dat de student per abuis ontbrak in een ingevoerd Excel-bestand).

Studenten toevoegen

In de cijferlijst worden alle studenten getoond die in SIS voor het vak staan aangemeld. Mocht een student aan het tentamen hebben meegedaan die niet op de lijst staat, dan is het mogelijk deze op studentnummer toe te voegen via de knop “Student toevoegen”. Er kan dan gewoon een cijfer voor deze student worden opgevoerd, maar dit cijfer zal pas verwerkt worden na goedkeuring van de onderwijsadministratie.

Cijfers inleveren

Als cijfers zijn ingevoerd, kunnen ze worden ingediend met de rode Cijfers Inleveren knop.

Let op! Boven de knop Cijfers Inleveren staat de tentamendatum. Deze informatie wordt uit de UvA systemen gehaald.

Na klikken op de rode knop Cijfers inleveren verschijnt een scherm waar de cijferlijst kan worden gekozen die moet worden ingeleverd (voor het geval dat er meerdere lijsten beschikbaar zijn, bijvoorbeeld voor tentamen en hertentamen, of verschillende lijsten voor verschillende groepen binnen het vak. Ook kan hier nog een laatste controle worden gedaan van de cijfers

Als alles klopt, kunnen de cijfers worden doorgezet middels de Inleveren knop. Cijfers kunnen alleen worden doorgezet voor studenten die in een groep zitten waarvan de ingelogde gebruiker examinator is. Voor studenten waarbij dit niet het geval is wordt een icoontje getoond, bij mouseover is zichtbaar welke examinatoren er ingesteld staan. Ook kan er in de rechterbolk op het i-icoontje bij de examinatoren geklikt worden om een overzicht te krijgen van alle groepen en ingestelde examinatoren.

Digitaal ondertekenen

Na het inleveren dient de cijferlijst digitaal te worden ondertekend, waarna de cijfers in de officiële UvA cijferadministratie worden opgenomen. Zowel het inleveren als het digitaal ondertekenen kan alleen gebeuren door de examinator van het vak. In de meeste gevallen zal dit de vakcoördinator van het vak zijn. Nb. indien het inleveren van de cijferlijst niet lukt omdat Canvas meldt dat de lijst alleen door de examinator mag worden ondertekend, neem dan contact op met het onderwijsbureau van de faculteit (of het domein) waar het vak onder valt.

Het digitaal ondertekenen van de cijferlijst gebeurt met een dubbele verificatie via SURF twee-factor authenticatie. De eerste verificatiestap is, als het goed is al gedaan: deze stap bestaat uit het inloggen in Canvas. Alleen als de examinator is ingelogd, kan die de cijfers bevestigen via de Inlever knop. Na het klikken op die volgt de tweede verificatiestap: een extra controle ter bevestiging dat het inderdaad de juiste persoon is die de cijfers inlevert. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van een zogeheten ’token’ die ofwel via een app op je mobiele telefoon, ofwel via een speciale usb-stick, de Yubikey, kan worden gegenereerd. Voor meer informatie over het gebruiken van een token, zie de medewerkerssite.

Als het om een of andere reden niet meteen lukt om de tweede verificatiestap met het token te doen, kan deze stap ook op een later moment worden gedaan. Op de Eindcijfer-pagina zijn nog niet volledig ondertekende cijferlijsten te vinden onder de rode knop voor Cijfers inleveren, onder het kopje “Nog niet ondertekend”.

Correcties

Na het indienen van cijfers is het mogelijk om via de ‘correctie indienen’ knop een correctie toe te voegen. De gecorrigeerde cijfers kunnen dan een in een aparte kolom worden opgevoerd, en ook eventueel weer worden berekend via de cijferberekening (na corrigeren van de deelcijfers). Het is bij het invoeren van correctie ook mogelijk (via het kruisje) om een ingevoerd cijfer te verwijderen.

Correcties worden op dezelfde manier ondertekend en doorgezet, waarbij er bij het indienen een reden opgegeven dient te worden. Als de correctie binnen 40 dagen na het oorspronkelijke cijfer wordt ingediend, dan wordt deze vanzelf doorgezet. Na 40 dagen moet deze door de onderwijsadministratie goedgekeurd worden. Een verwijdering moet altijd eerst worden goedgekeurd.

Individuele vakken

Voor individuele vakken kunnen op dezelfde manier cijfers worden ingevoerd. Extra is dat bij elk in te leveren cijfer een datum, titel en begeleider ingevoerd moet worden (behalve bij een NAP of NAV). Bij een herkansing of correctie kunnen deze waarden weer worden aangepast. De tentamendatum kan alleen door een beheerder worden aangepast.

Indien de student een inschrijving voor het vak heeft met een afwijkend aantal EC, dan wordt naast bovengenoemde velden ook dit aantal EC getoond. Het cijfer wordt dan ook voor dat aantal EC geboekt.

Bij vakken waarbij de scriptieworkflow in Canvas wordt gebruikt, worden titel en tentamendatum automatisch ingevuld (de laatste op basis van de inleverdatum in Canvas) en kunnen niet worden gewijzigd. Voor vakken waarbij de projectworkflow in DataNose wordt gebruikt, gaat het inleveren van cijfers ook via de workflow en wordt het cijferscherm niet gebruikt.

Statistieken

Na inleveren van cijfers zijn er statistieken beschikbaar via de ‘Cijferstatistieken’ link in het cijferscherm. Deze geven een overzicht van de ingeleverde cijfers, voor zowel de eerste kans als de herkansing. De volgende waarden worden getoond:

• Ingeschreven: het aantal studenten die voor het vak staat ingeschreven.
• Ingeleverd: het aantal ingeleverde cijfers.
• Niet aanwezig: het aantal NAPs.
• Beoordeeld: het aantal studenten met een een beoordeling (ingeleverd - niet aanwezig).
• Voldoende: het aantal studenten met een ingeleverde voldoende beoordeling.
• Onvoldoende: het aantal studenten met een ingeleverde onvoldoende beoordeling.

Bij 10 of meer ingeleverde cijfers wordt er ook een grafiek van de cijfers getoond.